Başvuru unsurlarını şekli şartlara uygunluk açısından incelemede, özellikle aşağıdaki durumlar şekli eksiklik olarak kabul edilir;
a) Başvuru dilekçesinde verilmesi gereken bilgiler tam değilse, örn. buluşu yapanın belirtilmemiş olması, başvuru yapma hakkının başvuru sahibi tarafından buluşu yapandan ne şekilde elde edildiğine ilişkin beyanın yapılmaması,
b) Başvuruyu oluşturan belgelerin unsurlarının (patent istemleri, tarifname, varsa resimler, özet – varsa yazı ve resim -, ) KHK 42 ila 52 nci ve Uygulama Yönetmeliği’nin 5, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14 ve 15 inci maddelerinde belirtilen şekli şartlara ve 18 - 25 inci maddelerinde belirtilen fiziksel özelliklere uygun olmaması.
Buluş başlığı; buluşu kısa bir şekilde tanımlamalı ve marka niteliğindeki terimleri kapsamamalıdır. Buluş başlığı, buluştaki teknik geliştirmeyi ön plana çıkaracak şekilde tanımlamalıdır. Örneğin, “Bir Aparat”, “Bir Ev Cihazı”, “Bir Isıtıcı” vb. başlıklar buluşu tanımlamamaktadır.
İstemler, istemde bulunulan konuyu oluşturan hususların tanımlanması için gerekli olan, fakat bir araya geldiklerinde tekniğin bilinen durumunun bir kısmını oluşturan bölüm ve bu bölüm ile bir araya geldiğinde korunması istenen teknik özellikleri özlü bir şekilde belirten karakterize edici bir bölüm olmak üzere iki bölüm içerir. İstemler, koruma kapsamının belirlenmesi açısından açık ve net olarak yazılmalıdır. Bu nedenle, istemler burada bahsedildiği üzere iki bölümü içerecek şekilde, tek cümle olarak yazılmalıdır. Aksi takdirde korunması istenen unsurlar ile tekniğin bilinen durumunun ayırt edilmesi mümkün olmamaktadır.
Tarifname takımında, bir resim ile görüntülenen her önemli teknik özelliği bir referans işareti izler, bu referans işareti parantezler arasına yerleştirilir. Teknik unsurlar belirtilmeksizin sadece referans numarası verilerek anlatım yapılmaz (örneğin: 1 ile 5’in birleşmesinden 4 oluşmaktadır).
Tarifnamede üçüncü kişileri ya da tekniğin bilinen durumundaki buluşları ya da buluşçuları küçük düşürücü, aşağılayıcı ifadeler kullanılamaz. Tarifname takımı, isyana kışkırtma, anarşik hareketler, suç unsuruna teşvik, ırk din propagandası vb., büyük oranda müstehcen materyal içeremez. Buluş ile bariz şekilde alakası olmayan ifadeler tarifname takımından çıkarttırılır. Tarifnamede, buluşun teknik özellikleri, sadece herhangi bir markaya ait ürünleri referans göstermek yoluyla açıklanmaz, buluşun teknik özellikleri açıkça belirtilmelidir.
Tarifname ve istemler kimyasal veya matematiksel formüller içerebilir, ancak resim içeremez. Eğer tablo ile kullanım daha uygun olacaksa, istemler tablo içerebilir.
Özette, dilekçe ve/veya tarifnameden farklı olan bir buluş başlığı yazılmış ise, bu başlık dikkate alınmayacaktır.
Başvuruda şekli açıdan hiçbir eksikliğin olmadığı, ancak, sadece resimlerde sayfa numaralarının belirtilmediği durumlarda şeklik eksiklik yapılmayarak, sayfa numaraları açık ve okunabilir şekilde şekli incelemeyi yapan uzmanlar tarafından elle yazılabilir.
Resimlerde, buluşu başka bir şekilde ifade etmenin mümkün olmadığı durumlarda (örneğin, mikroskop ile görüntülenen materyal) fotoğraf kabul edilebilir, ancak resim mutlaka siyah beyaz olmalıdır.
Buluş Yapanın Belirtilmesi
551 sayılı KHK’nın 15 inci maddesi, buluşu yapana adının patentte belirtilmesini isteme hakkı verir. Bu nedenle, anılan KHK’nın 44 üncü maddesi ve Uygulama Şeklini Gösterir Yönetmeliğin 7 nci maddesi uyarınca, buluşu yapanın adı-soyadı, uyruğu ve adresi ile ilgili bilgilerin başvuru dilekçesinde belirtilmesi gerekir.
Başvuru sahibinin buluşu yapan olmaması veya buluşu yapanın birden çok kişi olması durumunda, başvuruda bulunan kişinin patent başvurusu yapma hakkını buluşu yapan/yapanlardan ne şekilde elde ettiğinin açıklanması gerekir (551 KHK Madde 44). Bu koşula uyulup uyulmadığına şekli inceleme aşamasında bakılır. Eksiklik görülürse, başvuru sahibine gerekli bilgileri sağlaması için üç ay süre tanınır. Bu süre içerisinde eksiklik tamamlanmazsa, başvuru geri çekilmiş sayılır (551 KHK Madde 54).
Uygulamada, başvuru dilekçesinde belirtilmesi sehven unutulmuş buluşu yapan kişi/kişileri eklemek mümkündür; bir kısıtlaması bulunmamaktadır. Ancak, başvuru dilekçesinde buluşu yapan olarak belirtilen kişinin sehven belirtildiği bildirilerek çıkarılması istendiğinde, adı geçen kişiden alınacak resmi bir beyanın (ıslak imzalı) ya da adı geçen kişinin gerçekte var olmadığına ilişkin bir beyanın gönderilmesi gerekir.
Buluşu yapan, başvuru ya da belge yayınında adının yer almamasını talep edebilir. Bu durumda buluşu yapanın adı Patent Siciline kaydedilir, ancak yayında belirtilmez ve buluşu yapanın adı Patent Sicilinde erişime kapatılır.
Fiziksel Özelliklerde Eksiklikler
Şekli şartlara uygunluk açısından incelemede eksiklikler tespit edilmesi halinde, başvuru sahibinden eksikliği gidermesi veya bu konudaki itirazlarını TPE’ye bildirmesi istenir (Uygulama Yönetmeliği madde 26, fıkra 4).
Kamu yararı göz önüne alındığında, dokümanların kalitesi, özellikle de okunabilirliği bakımından zorluk teşkil edecek şekilde olmamalıdır.
Eksiklikleri gidermek veya TPE’ye itiraz etmek için zaman sınırı, eksikliklerin tebliğinden itibaren üç aydır. Eksiklikler giderilmediğinde veya TPE itirazları kabul etmediğinde, başvuru kısmen ya da tamamen reddedilir.
Başvurunun Şekli Şartlara Uygunluk Açısından İncelenmesinin Sonucu
Başvurunun şekli şartlara uygunluk açısından incelenmesinin sonucunda, eğer şekli bir eksiklik bulunmamışsa, başvuru sahibi bu yönde bilgilendirilir. Başvuru sahibine ayrıca, başvuru tarihinden veya varsa rüçhan tarihinden itibaren 15 ay içinde tekniğin bilinen durumu ile ilgili araştırmanın yapılması için bir talepte bulunması gerektiği bildirilir (551 KHK Madde 54 fıkra 6).
Eğer, şekli bir eksiklik bulunduysa, başvuru sahibine, bildirim tarihinden itibaren 3 ay içinde eksikliği gidermesi veya bu konudaki itirazlarını Enstitü'ye bildirmesi hususunda bildirim yapılır. Başvuru sahibi görüşünü gerekçelendirerek şekli eksiklik bildirimine itiraz edebilir ya da herhangi bir eksikliği gidermek için 3 aylık süre zarfında düzeltilmiş belgeleri gönderebilir.
Şekli eksiklik giderme/itiraz evrakının incelenmesi sırasında, şekli eksiklikler tamamen giderilmemişse ya da başvuru sahibinin itirazı tatmin edici değilse ve ilk yapılan şekli eksiklik bildiriminin tebliğ tarihinden itibaren 3 aylık süre henüz dolmamışsa, gerekli düzeltmelerin yapılması için başvuru sahibine tekrar bildirim yapılabilir. Yapılan bildirimde, başvuru sahibi, ilk bildirimde belirlenen üç aydan geriye kalan süre içinde görüşlerini iletmesi için tekrar davet edilir. Şekli eksikliğin giderilmesi için başvuru sahibine verilen 3 aylık sürenin uzatılması mümkün değildir. Bu nedenle, bu bildirim, Enstitü ve başvuru sahibi arasındaki yazışmaların ilk üç aylık süre içinde tamamlanabilmesi amacıyla, ancak, ilk bildirim tarihinden itibaren geriye makul bir süre (örn.10 gün) kaldıysa yapılır. Bu nedenle, başvuru sahiplerinin 3 aylık şekli eksiklik süresini en iyi şekilde kullanabilmeleri için, Enstitünün bildirimlerine derhal cevap vermeleri önemlidir.
Başvuru sahibinin sunduğu gerekçeler veya düzeltmeler makul bulunursa, şekli eksikliklerin giderildiği konusunda başvuru sahibine bildirim yapılarak başvuru tarihinden veya varsa rüçhan tarihinden itibaren 15 ay içinde tekniğin bilinen durumu konusunda araştırma yapması hususunda bildirim yapılır.
Başvuru sahibi gerekli düzeltmeleri verilen süre içinde yapmaz ve şekli eksiklikler giderilmezse, Enstitü ret gerekçesinin dayanaklarını bildirmek suretiyle, başvuruyu reddeder.